Ein Schreiben von einem Inkassounternehmen löst bei vielen Verbrauchern Unsicherheit aus. Häufig steht die Frage im Raum, ob nun ein negativer SCHUFA-Eintrag droht. Pauschal lässt sich das nicht beantworten: Ein Inkassoschreiben allein führt nicht automatisch zu einem Eintrag. Es kommt darauf an, ob die Forderung besteht, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und wie Sie reagieren.

Was Inkassounternehmen tun – und wer sie beaufsichtigt

Ein Inkassounternehmen wird von einem Gläubiger beauftragt, eine offene Forderung einzuziehen. Das kann ein Unternehmen sein, bei dem Sie etwas auf Rechnung gekauft haben, ein Mobilfunkanbieter oder ein Energieversorger. Das Inkassounternehmen ist kein Gericht, sondern ein Dienstleister im außergerichtlichen Bereich.

Inkassodienstleister müssen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz registriert sein. Seit dem 1. Januar 2025 ist dafür bundesweit das Bundesamt für Justiz zuständig. Es führt das Rechtsdienstleistungsregister, in dem Sie nachsehen können, ob ein Unternehmen registriert ist, und nimmt Beschwerden über das Verhalten von Inkassounternehmen entgegen. Ob die Forderung selbst berechtigt ist, entscheidet das Bundesamt nicht.

Inkassodienstleister dürfen nur die zulässigen Kosten geltend machen. Lassen Sie sich die Forderung nachvollziehbar aufschlüsseln, wenn Positionen unklar sind.

Zwei Fragen: Darf gemeldet werden – und darf es in den Score?

Hier werden oft zwei Dinge vermischt.

  • Meldung und Speicherung: Ob ein Gläubiger eine offene Forderung an eine Auskunftei wie die SCHUFA übermitteln und ob diese sie speichern darf, richtet sich nach der Datenschutz-Grundverordnung. In der Regel kommt es auf eine Abwägung der berechtigten Interessen mit Ihren Interessen an (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Eine feste Liste für jeden Fall gibt es dafür nicht.
  • Berücksichtigung im Score: Für Wahrscheinlichkeitswerte, die Auskunfteien unter Einbeziehung von Forderungen erstellen, nennt das Bundesdatenschutzgesetz zusätzlich Fallgruppen, in denen eine Forderung berücksichtigt werden darf. Bis zum 19.11.2026 stehen sie in § 31 Abs. 2 BDSG, ab dem 20.11.2026 in § 37a Abs. 3 BDSG (Gesetz vom 12.05.2026, BGBl. 2026 I Nr. 139, Artikel 3). Die Fallgruppen sind dort gleich geblieben.
  • Neu ist der übrige Inhalt des § 37a BDSG: Bestimmte Daten dürfen für solche Werte gar nicht genutzt werden, etwa Name, Alter, Geschlecht, Anschriftendaten, Daten aus sozialen Netzwerken und Kontobewegungen. Wer Scores erstellt, muss Ihnen auf Antrag mitteilen, welche Daten und Kriterien genutzt wurden und welche am stärksten gewichtet sind. Gegen eine Entscheidung, die auf einem solchen Wert beruht, können Sie Ihren Standpunkt darlegen, sie anfechten und die Entscheidung durch einen Menschen verlangen.

Die Fallgruppen für Forderungen

Für den typischen Fall einer unbezahlten Rechnung, über die es weder ein Urteil noch einen anderen Vollstreckungstitel gibt und die Sie nicht ausdrücklich anerkannt haben, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:

  • Die Forderung ist fällig und wurde trotz Fälligkeit nicht bezahlt.
  • Sie wurden nach Eintritt der Fälligkeit mindestens zweimal schriftlich gemahnt.
  • Die erste Mahnung liegt mindestens vier Wochen zurück.
  • Sie wurden vorher – frühestens mit der ersten Mahnung – darauf hingewiesen, dass die Forderung von einer Auskunftei berücksichtigt werden kann.
  • Sie haben die Forderung nicht bestritten.

Daneben nennt das Gesetz Fälle, in denen es auf Mahnungen und Fristen nicht ankommt: Die Forderung ist durch ein Urteil oder einen anderen Vollstreckungstitel festgestellt, im Insolvenzverfahren festgestellt und nicht bestritten, von Ihnen ausdrücklich anerkannt, oder der Vertrag kann wegen Zahlungsrückständen fristlos gekündigt werden und Sie wurden vorher auf eine mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei hingewiesen.

Was ein Widerspruch bewirkt – und was nicht

Eine Forderung, die Sie bestritten haben, kann nicht ohne Weiteres als unbestrittene Zahlungsstörung gemeldet werden. Ob sie trotzdem gespeichert oder berücksichtigt werden darf, hängt von der Rechtsgrundlage und den Umständen ab. Liegt ein Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid vor oder haben Sie die Forderung anerkannt, ändert ein späteres Bestreiten daran nichts.

Wichtig: Ein Widerspruch ohne Grund beseitigt die Forderung nicht. Besteht sie, bleibt sie bestehen, und der Gläubiger kann sie gerichtlich geltend machen. Bestreiten Sie deshalb nur, wenn Sie einen nachvollziehbaren Grund haben, und nennen Sie ihn schriftlich.

Die Entscheidung, eine Forderung zu melden, trifft der jeweilige Vertragspartner. Ein Inkassoschreiben ist also nicht gleichbedeutend mit einem Eintrag.

Inkasso, Mahnung und Mahnverfahren – die Unterschiede

  • Mahnung: Der Gläubiger fordert Sie zur Zahlung auf.
  • Inkasso: Ein beauftragtes Unternehmen zieht die Forderung außergerichtlich ein.
  • Mahnverfahren: Ein gerichtliches Verfahren, das mit einem Mahnbescheid beginnt und in einen Vollstreckungsbescheid münden kann. Ein Vollstreckungsbescheid ist ein Vollstreckungstitel und wird deshalb anders behandelt als eine bloße Zahlungsaufforderung.

Was Sie nach einem Inkassoschreiben tun können

  • Schreiben prüfen: Stimmen Gläubiger, Forderungsgrund, Hauptforderung und Nebenkosten? Fordern Sie eine Aufstellung an, wenn etwas unklar ist. Im Rechtsdienstleistungsregister können Sie prüfen, ob das Unternehmen registriert ist.
  • Belege sichern: Bewahren Sie Rechnung, Mahnungen, Ihren Schriftverkehr, Sendenachweise und Zahlungsbelege auf. Wichtige Schritte sollten schriftlich erfolgen, nicht nur am Telefon.
  • Unberechtigte Forderung bestreiten: Erklären Sie schriftlich und mit Begründung, warum Sie die Forderung nicht anerkennen. Ein pauschales „Ich zahle“ sollten Sie umgekehrt nicht vorschnell abgeben: Eine ausdrücklich anerkannte Forderung darf ohne die sonst nötigen zwei Mahnungen berücksichtigt werden.
  • Berechtigte Forderung regeln: Zahlen Sie oder vereinbaren Sie schriftlich eine Ratenzahlung. Eine beglichene Forderung wird als erledigt vermerkt. Wie sich das auf einen Score auswirkt, lässt sich nicht vorhersagen.
  • Datenkopie anfordern: Nach Art. 15 DSGVO können Sie bei der SCHUFA und bei anderen Auskunfteien, aber auch beim Inkassounternehmen eine kostenlose Kopie der zu Ihnen gespeicherten Daten verlangen. Daraus sehen Sie, ob und mit welchem Inhalt eine Forderung gemeldet wurde.
  • Berichtigung oder Löschung verlangen: Ist ein Eintrag falsch, können Sie die Berichtigung verlangen (Art. 16 DSGVO). Durfte er gar nicht gespeichert werden, kommt die Löschung in Betracht (Art. 17 DSGVO). Wenden Sie sich damit zuerst an die Auskunftei und an den Gläubiger, der gemeldet hat.
  • Beratung nutzen: Bei unklarer Rechtslage oder mehreren Forderungen können Verbraucherzentralen oder Schuldnerberatungsstellen unterstützen.

Wer ist wofür zuständig?

  • Streit um die Rechnung selbst: Ob Sie die Forderung schulden, klären Sie mit dem Gläubiger, notfalls vor Gericht. Weder das Bundesamt für Justiz noch eine Datenschutzbehörde entscheidet darüber.
  • Verhalten des Inkassounternehmens: Bei unseriösem Auftreten, etwa überhöhten Kosten oder Drohungen, ist das Bundesamt für Justiz die richtige Stelle.
  • Speicherung bei einer Auskunftei: Reagiert die Auskunftei nicht oder lehnt sie eine berechtigte Berichtigung oder Löschung ab, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Behörde Ihres Bundeslandes. Für die SCHUFA mit Sitz in Wiesbaden ist das der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Kurz zum SCHUFA-Score

Die SCHUFA gibt den Score seit ihrer Umstellung in Punkten von 100 bis 999 an. Für Unternehmen gilt nach Angaben der SCHUFA eine Übergangsfrist bis Ende 2028; bis dahin kann der Wert, den Sie selbst sehen, von dem Wert abweichen, den ein Unternehmen nutzt. Einzelheiten finden Sie in den Informationen der SCHUFA zum neuen Score.

Wann ein negativer Eintrag wieder gelöscht wird

Eine gesetzliche Löschfrist für Auskunfteien gibt es nicht. Die Fristen stehen in Verhaltensregeln der Auskunfteien (Code of Conduct), an die die SCHUFA gebunden ist. Danach bleiben erledigte Zahlungsstörungen grundsätzlich drei Jahre nach dem Ausgleich gespeichert. Seit dem 1. Januar 2025 kann sich die Frist bei einer einmaligen Zahlungsstörung unter bestimmten Voraussetzungen auf 18 Monate verkürzen, unter anderem wenn die Forderung innerhalb von 100 Tagen nach der Meldung beglichen wurde und keine weiteren negativen Einträge hinzukommen. Welche Frist für Ihren Eintrag gilt, hängt vom Einzelfall ab; Sie können sie über die Datenkopie nach Art. 15 DSGVO bei der SCHUFA erfragen.

Fazit

Ein Inkassoschreiben ist unangenehm, aber kein automatischer SCHUFA-Eintrag. Prüfen Sie Forderung und Unternehmen, bestreiten Sie unberechtigte Ansprüche schriftlich mit Begründung und regeln Sie berechtigte Forderungen. Mit der Datenkopie sehen Sie, was gespeichert ist, und wissen, an wen Sie sich wenden.

Quellen: Bundesdatenschutzgesetz § 31 Abs. 2 (gültig bis 19.11.2026) und § 37a Abs. 1 bis 5 in der Fassung von Artikel 3 des Gesetzes vom 12.05.2026, BGBl. 2026 I Nr. 139 (in Kraft ab 20.11.2026) · DSGVO Art. 6, 15, 16, 17, 77 · Bundesamt für Justiz, Rechtsdienstleistungsregister und Beschwerden (bundesjustizamt.de) · SCHUFA, „Speicherfrist für erledigte Zahlungsstörungen verkürzen“ (schufa.de/hilfe/code-of-conduct) · SCHUFA, Informationen zum neuen Score (schufa.de). Stand: 15.10.2026

Dieser Text informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.